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    4.  在我們進行會務工作的時候,我們首先要了解它的整個流程,只有對流程了然于胸了,才能幫助我們更好地開展工作,那它的流程是什么呢?主要包括了會議預案制定、會議通知、會前檢查、會議進行時的具體服務、以及結束之后的工作。并且在我們進行會務工作的時候,還有很多需要我們注意的事情。小編在文章中就為大家詳細介紹了一下,趕緊來看看!


      會務工作的流程是什么?

      1、會議預案制定
      會議預案包括:會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內部的職責分工及工作人員的調配、會場布置、會議議程,如有選舉、發獎、攝影、錄像等項,也應列入預案。
      2、會議通知
      會議通知的擬議與分發必須及時。重要會議在發出通知后還要跟蹤落實,以了解對方能否如期出席會議。
      3、會前檢查
      這包括對預案執行情況的匯報檢查和現場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報全面的準備情況及存在的問題,重點是會議文件材料?,F場檢查重點在于會場的布置和安全保衛工作。
      4、會議進行時的具體服務
      包括會間制度,如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發等。大型集會的現場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出,還要確定好指揮人員及其指揮標志。
      5、會議結束時的會務工作
      包括對會議內容的總結,會議紀要的撰寫與分發,會議新聞報道或舉行新聞發布會、記者招待會等,會務工作總結。此外如代表離會、財務結算、物資清退等各項善后工作。


      會務工作時的注意事項:

      1、制定會議計劃方案,按計劃分解任務后,協調分工,明確負責人,規定各任務完成時限,落實分工,在會議開始前進行全面自我調查,確保萬無一失。
      2、會場布置的總體要求是規范和諧,莊重大方,并與會議的主題內容相一致。主席臺是會場的重點和中心,要綜合考慮會議性質、臺上就座人數、方便領導出入等多方面因素。
      3、附屬設備調試,主要有音響、燈光、投影設備、網絡等;演示前需要彩排預演一次。人員簽到采用大屏電子簽到,提高會議效率,實時掌握人員到會情況,并視情況督促參會人員及時到會;防止無關人員進入會場。


      以上這些就是小編為大家介紹的關于會務公司時的注意事項,大家在看完小編的這些介紹之后,是不是對于這個方面的內容更加了解了呢?


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